Tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 05.02.2018
(Yhteyshenkilö ja osoite päivitetty 26.8.2024. Evästeosio lisätty 20.10.2026)

1. Rekisterinpitäjä

Pakkalan Palloseura ry
y-tunnus 2073744-8
Juurakkokuja 4, 01510 Vantaa

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Maria Olin
toimisto@pakkalanpalloseura.fi
+358 50 372 7646

3. Rekisterin nimi

Pakkalan Palloseuran jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Pakkalan Palloseura ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

• ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueenjohtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Pakkalan Palloseura ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön. Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Pakkalan Palloseura ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Pakkalan Palloseura ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmä

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• Alaikäisen jäsenen osalta
  • Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
  • Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Valokuva
  • Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
  • Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Laskuihin liittyvät tiedot
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä: nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Pakkalan Palloseura ry:lle.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin. Jäsenrekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Verkkosivuston kävijätilastoinnissa käytettävän Google Analyticsin tietoja voidaan käsitellä myös Yhdysvalloissa (ks. Verkkosivuston evästeet ja kävijätilastointi).

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

• Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään siihen asti, kun henkilö on toiminnassa mukana. Tiedot poistetaan heti lopettamisen yhteydessä. Jos henkilöllä on velvoitteita yhdistykselle hoitamatta, tietoja säilytetään siihen asti, kunnes velvoitteet on hoidettu.
• Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään siihen asti, kun henkilö on toiminnassa mukana. Tiedot poistetaan heti lopettamisen yhteydessä. Jos henkilöllä on velvoitteita yhdistykselle hoitamatta, tietoja säilytetään siihen asti, kunnes velvoitteet on hoidettu.
• Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

MyClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

10. Muut oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Verkkosivuston evästeet ja kävijätilastointi

Pakkalan Palloseura ry:n verkkosivusto (pakkalanpalloseura.fi) käyttää evästeitä. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat kävijän selaimeen.

Välttämättömät evästeet ovat tarpeen sivuston toiminnan ja tietoturvan kannalta, eikä niihin tarvita suostumusta. Niihin kuuluu myös eväste, johon evästevalintasi tallennetaan.

Analytiikkaevästeet otetaan käyttöön vain, jos annat siihen suostumuksen. Käytämme Google Analytics 4 -palvelua (Google Ireland Limited) nähdäksemme, montako kävijää sivustolla on, mitä sivuja luetaan ja miltä laitteilta sivustoa käytetään. Tietoja käytetään vain sivuston kehittämiseen, eikä niitä yhdistetä jäsenrekisteriin. Emme käytä evästeitä mainontaan.

Ennen kuin annat suostumuksen, Google Analytics ei tallenna selaimeesi evästeitä. Sivusto voi tällöin lähettää Googlelle evästeettömiä tietoja (esimerkiksi sivun avaus ilman tunnistetta), joita käytetään vain kävijämäärien kokonaisarviointiin.

Käsittelyn peruste: analytiikkaevästeiden osalta kävijän suostumus. Välttämättömät evästeet perustuvat sivuston toimivuuteen ja tietoturvaan (rekisterinpitäjän oikeutettu etu).

Tietojen siirto: Google voi käsitellä Google Analyticsin tietoja myös Yhdysvalloissa. Google LLC on sitoutunut EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU–U.S. Data Privacy Framework). Google Analytics ei tallenna kävijän IP-osoitetta. Tietoja säilytetään Google Analyticsissa 14 kuukautta.

Sivuston palveluntarjoajat: sivusto toimii Webflow-palvelussa (Webflow, Inc.), ja evästevalinnat hallitaan CookieYes-palvelulla (CookieYes Limited).

Suostumuksen muuttaminen: voit muuttaa tai perua suostumuksesi milloin tahansa sivun alareunan Evästeasetukset-linkistä. Voit myös poistaa evästeet selaimesi asetuksista.